智慧辦公: 足不出戶即能辦公 構建“線上”辦公室

一、智慧辦公“智慧”在哪裡？

智慧辦公，是一種通過對辦公室內各種軟件及硬件設備的無線管理實現真正的遠程辦公、無紙化、辦公設備一體化的現代辦公模式。

“機”動（圖片來源：人民日報）

智慧辦公系統包括硬件系統與軟件系統兩大部分。智慧辦公的硬件系統能對硬件信息進行移動數字化處理，使其通過互聯網或物聯網實現全線聯通的狀態，從而達到“一個控制中心、多個控制終端”的目標。這套硬件系統包括三屏網真高清視頻會議室、數字化移動辦公桌、超級中央前台控制器、員工健康狀況檢測儀等硬件設備，它們之間互相連接，並受同一個控制中心管控。這套系統能讓人更便捷地獲取信息、更及時地處理事務，同時也為各類文件提供了更為嚴密的保護。

二、智慧辦公硬件系統——以超級中央前台為例

超級中央前台作為一種新型的智慧辦公設備，極大地改變了舊有的、依靠人工運行的訪客身份識別及客戶管理體系。在舊有的辦公系統內，訪客需在辦公樓前台留下姓名、聯系方式等信息，以此換取臨時訪問卡，之后方可獲得進入辦公區的權限。如果運用超級中央前台，被訪問單位則能提前將訪客信息、到訪時間以及聯系方式等錄入系統。這樣，在訪客來訪時，超級中央前台可通過已有信息來核查訪客身份，並通知被訪問單位或個人。此外，被訪問單位或個人也可向訪客發送超級中央前台生成的驗証碼，以便其通過門禁。訪客進入辦公區域后，他們的相關信息會被記錄下來，以便公司進行客戶管理等后續工作。此類智慧辦公硬件設施為信息化辦公提供了極大的便利，也節約了人力與時間成本，從而提高了辦公效率。

三、智慧辦公軟件系統——“雲辦公”體系

智慧辦公體系除了硬件系統外，還包括一套軟件系統，即人們常說的“雲辦公”體系。這套體系能在雲平台上完成所有的工作，從而真正實現無紙化辦公。其工作原理是將Microsoft Office等傳統辦公軟件轉化為智能客戶端的形式，使用戶能夠在線操作軟件，並直接在瀏覽器中對各類文件進行編輯。這套體系建立起了一個網絡辦公平台，它允許多人同時在線使用，用戶還能實時與多方進行溝通。人們足不出戶，即能實現多方遠程辦公。

此外，依靠強大的雲存儲能力，原來以紙質方式存放或存放於PC端的辦公信息，現在可以隨時隨地在移動設備上查看，用戶還能對其進行編輯。由於真正甩開了紙質文件，智慧辦公軟件體系在很大程度上降低了辦公成本，實現了辦公室內部的“低碳減排”。同時，這套體系也在很大程度上使得辦公的時間與地點更加靈活自由，從而提高了辦公效率。

通過整合硬件系統與軟件系統，智慧辦公真正在“互聯物聯”的基礎上實現了對辦公用品的遠程操控、對職員工作狀態的深入了解、對辦公信息安全性的保障。這種系統不僅能保証工作效率，還構建了以辦公室工作流程為主線的數字化辦公體系，從而最大程度地為科學化的辦公管理提供幫助。（黃鉞）

本文由《科技日報》經濟特刊副主編尹傳紅進行科學性把關。