智慧办公: 足不出户即能办公 构建“线上”办公室

一、智慧办公“智慧”在哪里？

智慧办公，是一种通过对办公室内各种软件及硬件设备的无线管理实现真正的远程办公、无纸化、办公设备一体化的现代办公模式。

“机”动（图片来源：人民日报）

智慧办公系统包括硬件系统与软件系统两大部分。智慧办公的硬件系统能对硬件信息进行移动数字化处理，使其通过互联网或物联网实现全线联通的状态，从而达到“一个控制中心、多个控制终端”的目标。这套硬件系统包括三屏网真高清视频会议室、数字化移动办公桌、超级中央前台控制器、员工健康状况检测仪等硬件设备，它们之间互相连接，并受同一个控制中心管控。这套系统能让人更便捷地获取信息、更及时地处理事务，同时也为各类文件提供了更为严密的保护。

二、智慧办公硬件系统——以超级中央前台为例

超级中央前台作为一种新型的智慧办公设备，极大地改变了旧有的、依靠人工运行的访客身份识别及客户管理体系。在旧有的办公系统内，访客需在办公楼前台留下姓名、联系方式等信息，以此换取临时访问卡，之后方可获得进入办公区的权限。如果运用超级中央前台，被访问单位则能提前将访客信息、到访时间以及联系方式等录入系统。这样，在访客来访时，超级中央前台可通过已有信息来核查访客身份，并通知被访问单位或个人。此外，被访问单位或个人也可向访客发送超级中央前台生成的验证码，以便其通过门禁。访客进入办公区域后，他们的相关信息会被记录下来，以便公司进行客户管理等后续工作。此类智慧办公硬件设施为信息化办公提供了极大的便利，也节约了人力与时间成本，从而提高了办公效率。

三、智慧办公软件系统——“云办公”体系

智慧办公体系除了硬件系统外，还包括一套软件系统，即人们常说的“云办公”体系。这套体系能在云平台上完成所有的工作，从而真正实现无纸化办公。其工作原理是将Microsoft Office等传统办公软件转化为智能客户端的形式，使用户能够在线操作软件，并直接在浏览器中对各类文件进行编辑。这套体系建立起了一个网络办公平台，它允许多人同时在线使用，用户还能实时与多方进行沟通。人们足不出户，即能实现多方远程办公。

此外，依靠强大的云存储能力，原来以纸质方式存放或存放于PC端的办公信息，现在可以随时随地在移动设备上查看，用户还能对其进行编辑。由于真正甩开了纸质文件，智慧办公软件体系在很大程度上降低了办公成本，实现了办公室内部的“低碳减排”。同时，这套体系也在很大程度上使得办公的时间与地点更加灵活自由，从而提高了办公效率。

通过整合硬件系统与软件系统，智慧办公真正在“互联物联”的基础上实现了对办公用品的远程操控、对职员工作状态的深入了解、对办公信息安全性的保障。这种系统不仅能保证工作效率，还构建了以办公室工作流程为主线的数字化办公体系，从而最大程度地为科学化的办公管理提供帮助。（黄钺）

本文由《科技日报》经济特刊副主编尹传红进行科学性把关。